Impuls 5 – Ihr Maklerverwaltungsprogramm

Schluss mit Kundendaten bei drei verschiedenen Pools, Courtageabrechnungen von acht Versicherungsgesellschaften, Eingaben in vier Vergleichsrechner, Beratungsprotokollen und Makleraufträgen in Papierform, Schluss mit Zettelchen an Monitoren die über einen verpassten Anruf informieren. All diese Dinge (und noch viel mehr!) können und sollten Sie in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm abwickeln.

Doch was hindert Sie daran?

Wir bekommen in unseren Gesprächen mit Neukunden und Interessenten regelmäßig mit, dass die Einführung oder der Wechsel in ein neues Maklerverwaltungsprogrammes eine scheinbar sehr große Entscheidung ist. Die Angst, etwas falsch zu machen, ist groß und verbreitet. Daher wird das Thema häufig nur sehr kontrolliert und daher langsam angegangen. Unzählige Fragen beschäftigen den Unternehmer.

Mit unserem Vier-Schritte-Plan möchten wir Ihnen die Angst vor neuen Wegen nehmen und Sie über Standards und Routinen informieren, die 80% unserer Nutzer benötigen, um erfolgreich mit Ihrem persönlichen Maklerservicecenter der FondsKonzept AG zu starten.

1. Ihre Vorbereitung

Zuerst müssen Sie selbst ein paar Hausaufgaben erledigen. Wir möchten, dass Sie über die wichtigsten Aspekte nachdenken, die Ihnen Ihr Maklerverwaltungsprogramm liefern sollte.

  1. Machen Sie eine Aufstellung über bisherige Softwarelösungen, Pools und meist genutzte Produktpartner
  2. Sprechen Sie mit uns über Ihr Geschäftsmodell und Ihre speziellen Anforderungen und Wünsche
  3. Entdecken Sie hier die Möglichkeiten des Maklerservicecenters zur Vereinfachung jeglicher Aufgaben und Prozesse Ihres Unternehmens

Wenn Sie Ihre Antworten vorbereiten, erhalten Sie ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Firma an Ihr neues Maklerverwaltungsprogramm der FondsKonzept AG. Eine klare Übersicht über Ihre Ansprüche und Wünsche wird den Implementierungsprozess und die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen beschleunigen und Ihnen schnelle Fortschritte in Ihrer täglichen Arbeitsweise garantieren.

FondsKonzept – Tipp

Es ist wichtiger, dass alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen aktiv mit einem System arbeiten, als das Sie schon vorher über jedes noch so kleinste Detail nachdenken. Viele dieser Punkte kommen mit der Zeit.

  1. Fangen Sie einfach an, Sie haben nichts zu verlieren.
  2. Machen Sie einen “Führerschein” und besuchen Sie unsere Webinare zum Maklerservicecenter.
  3. Informieren Sie sich über unsere Mediathek über die wichtigsten Features.
  4. Machen Sie das Maklerservicecenter zu Ihrer Startseite. Es ist das erste, was man am Morgen öffnet und das Letzte, was man am Abend schließt.
  5. Wickeln Sie so viel wie möglich über das Maklerservicecenter ab: interne und externe Angelegenheiten.
  6. Binden Sie von Anfang an alle Mitarbeiter ein, damit die Nutzung eine Eigendynamik entwickelt.

Vereinfachen und standardisieren Sie Tag für Tag sämtliche Prozesse und Aufgaben in Ihrem Unternehmen und machen Sie Ihr Maklerservicecenter zu Ihrem Freund und besten Mitarbeiter.

2. Konfiguration Ihres Maklerservicecenters

Der erste Schritt besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, Ihr Maklerservicecenter an Ihre Anforderungen und Ihr Geschäftsmodell anzupassen. So wird gewährleistet, dass unsere Software Sie anschließend optimal bei Ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Gerne helfen wir Ihnen beim Einrichten Ihres Unternehmens, Ihrer Kontakte, der Erstellung von Aktivitäten und Vorlagen sowie bei der Umsetzung von Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozessen.

Beschäftigen Sie sich der Reihe nach mit folgenden 10 Punkten bei der Einrichtung Ihres Maklerservicecenters:

In Ihrem Maklervertrag, Ihrer Erstinformation, Ihrer Rahmenvereinbarung, Ihren Beratungsdokumenten, Ihren Angeboten, Courtageabrechnungen und zahlreichen weiteren Dokumenten gibt Ihr Maklerservicecenter zum Beispiel automatisch Ihre Firmeninformationen und Ihr Logo aus. Diese Daten sollten Sie daher in Ihr Maklerservicecenter sorgfältig einpflegen. Ihre Daten werden darüber hinaus übernommen für die Anzeige der Unternehmens- und Beraterdaten in Ihrem Kundenservicecenter oder Ihrer eigenen App.

Die Einstellungen zu Ihrem Unternehmen nehmen Sie im Maklerservicecenter unter Daten > Einstellungen > Vermittlerdaten vor.

Nachdem Sie Ihre Unternehmensdaten hinterlegt haben, beschäftigen Sie sich anschließend mit den Mitarbeitern und der Rollenverteilung in Ihrer Firma. Legen Sie für Ihre Mitarbeiter eigene Benutzerkonten an. Im Maklerservicecenter können Sie nicht nur beliebig viele interne Mitarbeiter anlegen, sondern Ihre komplette Vertriebsstrukur sowohl software- als auch abrechnungstechnisch verwalten, administrieren und kontrollieren. Im nächsten Schritt können Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff innerhalb der Firma schützen. Das ist mit den DSGVO-Anforderungen noch wichtiger geworden. Gewähren Sie nur den Personen im Unternehmen Zugriff auf personen- oder unternehmensbezogene Daten, die auch tatsächlich diese Daten brauchen.

Geschäftsführung, interne und angestellte Mitarbeiter Ihres Unternehmens legen Sie im Maklerservicecenter unter Daten > Einstellungen > Vermittlerdaten an.

Untervermittler in Ihrem Unternehmen legen Sie im Maklerservicecenter unter Daten > Vermittler an und pflegen diese dort auch.

Um E-Mails an Ihre Kontakte zu schreiben, können Sie Ihr bekanntes E-Mail Programm weiterhin nutzen, das heißt Sie müssen sich an kein neues E-Mail Programm gewöhnen. Damit im CRM-System aber dennoch eine vollständige Historie entsteht, werden die E-Mails zusätzlich mit Ihrem Maklerservicecenter synchronisiert und automatisch dem richtigen Kontakt in Ihrem Maklerservicecenter zugeordnet. Die E-Mails tauchen dann als solche in der Kommunikationshistorie der Person auf.

Ein Versand von Emails in das geschützte Postfach des Kunden innerhalb der eigenen App und dem Kundenservicecenter ist aus dem Maklerservicecenter ebenfalls möglich und garantiert Ihnen und Ihren Kunden den vertraulichen Austausch von Daten in der eigenen Cloud.

Ihre Email-Zugänge richten Sie im Maklerservicecenter ein unter Daten > Service > Email Zugang

Zur Synchronisation Ihrer Termine und Kontakte aus dem Maklerservicecenter auf Ihre Endgeräte stellen wir Ihnen unter Ihrer Maklernummer@depotblick.info einen eigenen Exchange Client zur Verfügung.

Informationen zum Sync finden Sie hier auf unserer Webseite.

Erleichtern Sie Ihre Kundenkommunikation mit der integrierten TAPI-Schnittstelle des Maklerservicecenters. TAPI  beschreibt aus technischer Sicht eine Schnittstelle zwischen einer Telefonanlage oder einem Telefon und einem PC. Eine solche Schnittstelle wird benötigt, um direkt aus dem Maklerservicecenter heraus softwareunterstützt eine Telefonnummer zu wählen oder bei einem eingehenden Anruf am PC die Rufnummern zu sehen und anhand der Rufnummer weitere Informationen zur Verfügung zu stellen wie den Namen des Anrufers, die bisherigen Anrufe mit entsprechenden Notizen und vieles mehr.

Die Einrichtung Ihrer Tapi-Schnittstelle erfolgt im Maklerservicecenter im Menüpunkt Daten > Einstellungen > MSC TAPI Serviceeinstellungen

Neben der TAPI-Schnittstelle bietet das Maklerservicecenter auch die Aufzeichnung geführter Telefonate an. Dies erfolgt über die integrierte Schnittstelle zu Sipgate oder Ihre eigene Telefonanlage. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Das Maklerservicecenter verfügt über umfangreiche Schnittstellen zu

Konfigurieren Sie als nächstes Ihre externen Zugänge und nutzen Sie die Vorzüge von Bipro, kostenfreien Versicherungsvergleichnern und dem direkten Draht ohne separaten Login zu allen relevanten Depotbanken.

Die Einrichtung der Zugänge erfolgt im Maklerservicecenter über den Reiter Daten > Einstellungen > externe Zugänge einrichten.

Das Maklerservicecenter verfügt über ein Dashboard, welches Sie nach Bedarf und Wunsch selbst konfigurieren können. Entscheiden Sie selbst, ob Sie

  • Geburtstage Ihrer Kunden
  • Ihren Terminkalender
  • Ihre heutigen Termine
  • Wichtige Warnungen und Stornos
  • die Entwicklung Ihres Bestandes
  • die Kundentransaktionen der letzten Tage

oder andere Informationen in Ihrem Dashboard sehen möchten.

Die Einstellung finden Sie im Maklerservicecenter unter Daten > Einstellungen > Vermittlereinstellungen > Startseite Übersicht

Unter Vermittlereinstellungen haben Sie im Maklerservicecenter die Möglichkeit

  • den automatischen Versand von Informationen an Ihre Kunden und Kontakte zu definieren
  • die Vermögensübersicht im Kundenservicecenter Ihrer Kunden zu definieren
  • Parameter für den Fondsvergleich zu definieren
  • Grundeinstellungen für die Fondsampel zu hinterlegen
  • Ihre Startseite im Dashboard zu konfigurieren
  • die Optik des Maklerservicecenters anzupassen.

Sie finden die Vermittlereinstellungen unter Daten > Einstellungen > Vermittlereinstellungen

Unter Daten > Einstellungen > Standardwerte Kunden definieren Sie selbständig umfassende Einstellungen in der Kundenkommunikation.

  • Hinterlegen Sie automatische Email-Dienste
  • Wählen Sie allgemeine Standards für Ihren Beratungs- & Vermittlungsablauf
  • Definieren Sie den Zeitpunkt einer Warnmeldung zu ablaufenden Verträgen
  • Konfigurieren Sie eigenständig Ihre Factsheets zu Investmentfonds
  • Definieren Sie vollumfänglich erstellte Vermögensreports und Quartalsberichte
  • Beeinflussen Sie die Ansicht und den Text Ihrer Anlageempfehlungen
  • Verwalten Sie die kompletten Sichtrechte Ihrer Kunden im Kundenservicecenter
  • Hinterlegen Sie Standards für Ihre Preismodell

Im Bereich Kommunikation finden Sie unter Vorlagen Briefe & Emails zahlreiche fertige Templates für Ihr Tagesgeschäft. Passen Sie die Texte unserer Vorlagen beliebig an oder greifen Sie auf unsere umfassende Bibliothek zurück, die eine Ansprache Ihrer Kontakte in der Du & Sie oder Ihr Form beliebig und per Knopfdruck möglich macht.

3. Import Ihrer Daten

Damit Sie Ihre bestehenden Daten bei einem Wechsel in das Maklerservicecenter nicht händisch übertragen müssen, bieten wir verschiedene Optionen an, welche in den meisten Fällen einen reibungslosen und vollständigen Datenimport ermöglichen.

Bei dem Import von Daten aus einer Excel-Datei können Sie Ihre Datenstruktur genau der des Maklerservicecenters anpassen und Datensätze sehr flexibel und umfassend importieren.

Datei zum Einspielen von Kundendaten

Datei zum Einspielen von Transaktionen

Das Maklerservicecenter der FondsKonzept AG verfügt über eine leistungsfähige Programmierschnittstelle, mit welcher Sie Daten aus anderen Systemen herauslesen oder in diese zurück übertragen können. Die Programmierschnittstelle kann somit für die Entwicklung individueller Importe, die Integration mit anderen Softwarelösungen oder die Erstellung von erweiterten Auswertungen genutzt werden. Sollte die Schnittstelle nicht schon in unsere Software vorhanden sein, so ist der Aufwand für die Entwicklung individuell zu erbringen. Sprechen Sie uns zu Ihren Wünschen und Anforderungen an.

Sollten Sie sich für eine Pool-Anbindung an die FondsKonzept AG interessieren, so stellen wir Ihnen im Maklerservicecenter Formulare für die Bestandsübertragung und Freigabe Ihrer Bestände zur Verfügung. Nach erfolgter Freigabe durch Ihren bisherigen Vertragspartner werden Ihre Vertragsdaten dann seitens der Fondsplattformen & Versicherungen in unser System eingespielt. Dieser Vorgang ist bei vielen Gesellschaften vollautomatisiert und erspart Ihnen viele Arbeitsschritte.

Die Formulare zur Bestandsfreigabe finden Sie im Maklerservicecenter unter Hilfe > MSC > Mustervorlagen Bestandsfreigabe / -übertrag

Mit der Funktion Datenimport GDV haben Sie die Möglichkeit, Bestandsdaten im GDV Format einzulesen und zu aktualisieren. Als Formate können GDV, aber auch z. B. Textdateien verwendeten werden. Kundendaten werden dabei automatisch angelegt. Somit halten Sie Ihre Versicherungsdaten auf dem aktuellsten Stand.

Darüber hinaus steht auch der Import von umfassenden Dokumenten auf Anfrage zur Verfügung und natürlich der Import via Excel.

Den GDV-Import finden Sie im Maklerservicecenter unter Daten > GDV Datenimport

Sie haben eine Direktvereinbarung zu einer Depotbank, Fondsplattform oder Fondsgesellschaft? Mit dem Maklerservicecenter können Sie alle relevanten Anbindungen konsolidieren und in einem System zusammenfassen. Eine Übersicht unserer gängigen Vertragspartner finden Sie hier.

Fehlt Ihnen ein Unternehmen, so kommen Sie gerne und jederzeit auf uns zu!

4. Schulung Ihres Teams

Um einen guten und erfolgreichen Start sicherzustellen, ist es wichtig, Ihr Team zu schulen. Wir helfen Ihnen dabei und zeigen Ihnen und Ihrem Team die Standardfunktionen, Möglichkeiten und inspirieren Sie auch gerne mit neuen Ideen und Tipps. Das Maklerservicecenter wurde über die letzten 20 Jahre anhand der Anforderungen und Bedürfnisse eines Finanzdienstleistungsunternehmens ausgerichtet und weiterentwickelt. Heute liefert Ihnen das Maklerverwaltungsprogramm unzählige Möglichkeiten für den täglichen Gebrauch. Um herauszufinden, welche Funktionalitäten für Ihr Unternehmen einen Mehrwert liefern, bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten:

  • Arbeiten Sie täglich mit dem Maklerservicecenter und lernen Sie durch eigene Anwendung!
  • Lernen Sie das Maklerservicecenter in unseren Live-Webinaren Schritt-für-Schritt kennen!
  • Besuchen Sie unsere umfassende Mediathek für die wichtigsten Anwendungen im Maklerservicecenter
  • Stöbern Sie im FAQ-Bereich zu unserer Software auf unser Webseite

Darüber hinaus bieten wir Ihnen gerne unseren persönlichen Support zum Maklerservicecenter in regionalen Anwenderschulungen oder unser Support-Team in Illertissen. Zögern Sie nicht und fragen Sie uns!

Registrieren Sie sich für unsere Events und halten Sie die Impulse nach

Sie haben Interesse, sich innerhalb der 52-Wochen-Challenge mit anderen Unternehmern auszutauschen oder möchten weitere Informationen zu den vermittelten Impulsen? Melden Sie sich gleich heute für die Termine 2019 in Ihrer Region an. An 10 Standorten bundesweit begrüßen wir Sie gerne als neuen oder auch langjährigen Partner unseres Unternehmens. Merken Sie sich am besten die 4 Jahrestermine in Ihrer Region vor und besuchen unsere Partnertage und Akademien.

Impulse verpasst?

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Von |6. 03. 2019|Kategorien: 52 Wochen, Fondskonzept, Impulse|2 Kommentare

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2019-02-20T17:07:51+02:0029. 01. 2019|52 Wochen, Fondskonzept, Impulse|

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