Erstellung und Weiterleitung von Aufträgen in Zeiten von Corona

Noch immer gehen wir durch turbulente Zeiten und gerade jetzt sind die Kundenfragen um ein Vielfaches höher als zuvor. Eines der Kernthemen, welches auch an uns in Zeiten von Corona immer wieder herangetragen wird, ist die Auftragsabwicklung.

Aus diesem Grund haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte rund um das Thema zusammengefasst.

Gerade wegen der aktuellen Kursschwankungen ist es wichtig, dass Anträge und Orders zügig eingereicht werden können. Hier kann Ihnen unsere Finance-App, oder die App im eigenen Look and Feel, ein zuverlässiger Partner sein. Durch unsere neu programmierte Aktion haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kunden unkompliziert den App-Zugang zu ermöglichen.

Erstellen von Dokumenten

Für eine schnelle Übermittlung der Aufträge können Sie zum Beispiel eine erstellte Beratungsmappe zur E-Signatur vorlegen. Nach dem Klick auf den Button stehen den Kunden sofort die Dokumente zum Unterschreiben zur Verfügung.
In der beigefügten Präsentation „Erstellung, Unterschrift und Weiterleitung von Orders über die App“ haben wir Ihnen die Möglichkeit aufgezeigt, wie die Kunden, nach Ihrer Freigabe, auch selbst Orders über die App einstellen, unterschreiben und einreichen können.
Sie möchten, dass Ihre ebase-Kunden online über die Finance-App handeln können? Dann richten Sie doch eine Botenvollmacht ein. In der beigefügten Präsentation “Nutzung der Botenvollmacht ebase zum Erstellen von Orders in der App” beschreiben wir Ihnen, was Sie dafür tun müssen.

Einreichen von Dokumenten

Nutzen Sie die E-Signatur, kann der Kunde die Aufträge in der App unterzeichnen und wenn freigegeben, auch gleich abschließend einreichen.
Hat der Kunde nicht die Berechtigung diese abzuschließen, erhalten Sie nach seiner Unterschrift einen Hinweis in den Wichtigen Warnungen/Stornos, dass der Auftrag noch abschließend eingereicht werden muss. Dies können Sie dann im Dokumentenarchiv des MSC oder in der App erledigen.
Haben die Kunden Ihnen die Wertpapierorder in Papierform zurückgeschickt, scannen Sie den Auftrag bitte ein und laden Sie diesen im Maklerbereich, über den PDF-Datei Upload hoch. Wichtig ist dabei zu beachten, dass die Scans eine gute Qualität haben und gut lesbar sind. So vermeiden Sie Rücksendungen und Nachbearbeitungen.
Depoteröffnungsanträge die einen Barcode und einen FK-Geprüft Stempel aufweisen, können nach dem Hochladen ins MSC direkt zur Lagerstelle geschickt werden. Außer FFB, die Anträge werden direkt weitergeleitet.
Depoteröffnungsanträge mit Barcode, aber ohne Geprüft-Stempel, können Sie ebenfalls im MSC hochladen. Die Anträge werden dann von unserer Antragsprüfung kontrolliert und Sie erhalten anschließend per Mail ein Geprüft-Deckblatt, welches Sie an Ihren Antrag heften und alles zusammen an die Lagerstelle senden. Auch das spart Ihnen einen weiteren Tag an Zeit. Ausnahme ist auch hier die FFB. Nach der Antragsprüfung wird dieser direkt an FFB gesendet.

Kontrollieren von eingereichten Dokumenten

Gerade in der jetzigen Zeit ist es wichtig zu kontrollieren, ob Aufträge weitergeleitet wurden. Nutzen Sie die E-Signatur oder die Hochladen-Funktion, finden Sie im Maklerbereich unter Kommunikation, den Punkt Versandprotolle. Dort können Sie nach der Kundennummer suchen und wenn Sie den Auftrag anklicken, unten sehen, ob und wann dieser weitergeleitet wurde.
Behalten Sie täglich die „Wichtigen Warnungen/ Stornos“ im Auge. Dort werden Sie informiert, wenn Anträge von der Antragsabteilung wegen fehlender Unterlagen abgelehnt wurden, wenn Nachbearbeitungen entstanden sind oder wenn Orderaufträge von Kunden noch abschließend eingereicht werden müssen.

Was ist bei den Gesellschaften zu beachten?

Auch die Lagerstellen haben in der jetzigen Zeit Herausforderungen zu meistern. Deshalb kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung kommen.
Achten Sie deshalb bitte darauf, dass alle Unterlagen vollständig eingereicht werden. Ganz besonders möchten wir hier an die Ausweiskopie erinnern.
Bitten Sie Ihre Kunden Unterlagen so zu e-signieren, dass es keine großen Unterschiede zu vergangenen Unterschriften oder der Unterschrift auf dem Ausweis gibt.
Scannen Sie Unterlagen so ein, dass diese sehr gut lesbar sind. Vermeiden Sie farbig gehaltene Hintergründe. Dies ist gerade bei der FFB sehr wichtig, denn nur Aufträge auf denen der FFB Scancode sehr gut lesbar ist, können automatisch verarbeitet werden. Alle anderen Unterlagen müssen händisch bearbeitet werden und das führt wiederum zu Verzögerungen.

Ist das Depot eröffnet?

Nicht immer erhalten wir eine Information ob ein Depot eröffnet wurde. Bekommen wir aber bereits die Depotnummer, dann finden Sie diese beim Kunden unter Daten -> Kundennummern Gesellschaft.
Ist dort keine Nummer hinterlegt, möchten wir Sie bitten, sich direkt mit der Lagerstelle in Verbindung zu setzen, da wir leider keine gesonderten Nachrichten dazu erhalten.

Warum wurde die Order noch nicht ausgeführt?

Bitte prüfen Sie im ersten Schritt, ob die Order weitergeleitet wurde.
Ist das passiert, dann empfehlen wir ebenfalls, sich mit der Lagerstelle in Verbindung zu setzen. Wir haben leider keinen Einblick auf die Bearbeitungsstände der Lagerstellen und können daher keine Auskünfte dazu geben.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Kraft in dieser Zeit und das Team der FondsKonzept steht Ihnen auch weiterhin wie gewohnt bei Fragen zur Verfügung.