DSGVO

DSGVO2018-07-24T12:08:05+00:00

SO MEISTERN SIE DIE DSGVO MIT DEM CRM SYSTEM DER FONDSKONZEPT AG

Die am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden DSGVO, schafft nicht nur Pflichten, sondern bietet eine großartige Gelegenheit für Unternehmen, betriebliche Prozesse zu optimieren und eine noch bessere Beziehung zu ihren Kunden und potentiellen Kunden von Grund auf zu definieren. Wir helfen Ihnen dabei gerne mit unserer technischen Infrastruktur bei der Umsetzung innerbetrieblicher Anforderungen und Wahrung der Datenschutzrechte während des kompletten Interaktionszyklus.

Nutzen Sie die Gelegenheit der DSGVO.  Machen Sie mehr aus Ihrem Unternehmen, optimieren Sie Ihre Prozesse, reduzieren Sie unternehmerische Risiken, verbessern Sie Ihre Rentabilität, steigern Sie Ihre Umsätze und profitieren Sie von unserer Software und unserem Service. Der Partnertag richtet sich an Interessenten und Partner  der FondsKonzept und findet 40 mal jährlich im gesamten Bundesgebiet statt, gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Lösungen der FondsKonzept AG und liefert Informationen zu aktuellen relevanten Themen.

INFORMIEREN SIE SICH ZUR DSGVO VOR ORT!

FondsKonzept-Partnertag Stuttgart

17. Oktober, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Hamburg

21. November, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Frankfurt

21. November, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Berlin

28. November, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Stuttgart

28. November, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Nürnberg

5. Dezember, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Leipzig

5. Dezember, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag München

12. Dezember, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Hannover

12. Dezember, 9:30 - 17:00

FondsKonzept-Partnertag Düsseldorf

19. Dezember, 9:30 - 17:00

Finanzdienstleister erfassen umfassend personenbezogene Daten ihrer Kunden und potentiellen Kunden in Datenbanken. Gemäß der DSGVO sind personenbezogene Daten alle Daten zu einer Person, wie Name, Adresse, Geburtsdatum,  Email-Adresse oder Telefonnummer. Dabei werden vielfach auch Daten erfasst, die als eindeutige Identifikationsmerkmale (Reisepass-, Personalausweisnummer, Steuernummer, Sozialversicherungsnummer) oder sensible Daten (Gesundheitsinformationen bei Antrag zu einer privaten Krankenversicherung) gelten.

Die Erfassung und Sammlung dieser personenbezogenen Daten dient zum Beispiel der Anbahnung eines Geschäfts, zur Vertragserfüllung oder zur Betreuung und einem guten Kundenservice. Hierzu gab es und gibt es keinen Widerspruch, solange die Datenschutzrechte jedes Einzelnen geschützt bleiben und die betreffende Person der Erfassung der Daten zugestimmt hat.

Besteht bereits eine Einwilligung, so ist diese in den meisten Fällen sicher nicht unzulässig, greift jedoch vielfach zu kurz. Da sich sämtliche neuen Datenerhebungen an den neuen Regeln der DSGVO orientieren und messen lassen müssen, empfehlen wir grundsätzlich eine neue Einwilligung einzuholen, allein schon um dem umfangreichen Katalog an Informationspflichten in Art. 13 der DSGVO nachzukommen. Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Financial Cloud nicht nur bei diesem ersten Schritt, sondern auch bei den dauerhaften Aufgaben zum Datenschutz.

Die am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden DSGVO, schafft nicht nur Pflichten, sondern bietet eine großartige Gelegenheit für Unternehmen, betriebliche Prozesse zu optimieren und eine noch bessere Beziehung zu ihren Kunden und potentiellen Kunden von Grund auf zu definieren. Wir helfen Ihnen dabei gerne mit unserer technischen Infrastruktur bei der Umsetzung innerbetrieblicher Anforderungen und Wahrung der Datenschutzrechte währende des kompletten Interaktionszyklus nach dem Datenschutzgrundprinzip “Privacy by Design

Das Maklerservicecenter (MSC) ist eine Java-basierte CRM-, Beratungs- und Vertriebssoftware für Finanzdienstleistungsunternehmen jeglicher Größe. Mithilfe des Maklerservicecenters können Sie  Ihre Kunden durch eine umfangreiche und zentrale Datenbank optimal betreuen und Ihre Geschäftsprozesse effizient gestalten und überwachen. Höhere Produktivität, verbesserter Workflow bei gleichzeitiger Beachtung aller rechtlichen Anforderungen garantieren ein hohes Maß an Zufriedenheit bei mehr als 5.000 Nutzern.

Über das nahtlos in Ihre Maklerwebseite  integrierte Kundenservicecenter ermöglichen Sie Ihren Kunden umfassende und lückenlose Information über Ihre Geschäftsbeziehung – und das zu jeder Zeit. Mit der Vermögensübersicht und dem Dokumentenarchiv hat Ihr Kunde stets alles im Blick.

Erreichen Sie Ihre Kunden von Heute und Morgen mit Ihrer eigenen App. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen, informieren Sie über das aktuelle Börsengeschehen und  kommunizieren Sie via Push Nachrichten. Stärken Sie Ihre Kundenbindung und fördern Sie die Kommunikation und Interaktion.

Begeistern Sie Ihre Kunden und Interessenten mit Ihrer professionellen Maklerwebseite. Inszenieren Sie Ihre Marke, präsentieren Sie Ihre Produkte und Ihre Dienstleistung und kommunizieren Sie Ihr Preismodell. Mit zahlreichen Features vereinfachen Sie Ihre Kundengewinnung und -betreuung. Nahtlos integrierte Vergleichsrechner, das Kundenservicecenter und der Fondsshop machen Ihren Onlineauftritt zum Erlebnis in und ausserhalb jeden Beratungsgespräches.

Mit dem Fondsshop steht Ihnen ein  interaktives Online-Tool zum Verkauf von Investmentfonds zur Verfügung, mit welchem Sie neben der klassischen Beratung auch im Onlinegeschäft bei Ihren Kunden punkten.  Die Auswahl der Fondsanteile basiert auf dem Execution-only-Prinzip im Rahmen des beratungsfreien Geschäftes mit Haftungsausschluss, bei dem Sie als Finanzberater dem Kunden lediglich in Form eines technischen Assistenten zur Verfügung steht. Platzieren Sie Ihre eigenen Fondsfavoriten, definieren Sie Ihre eigenen Modellportfolios und begeistern Sie Kunden und Interessenten mit einem einfach zu bedienbaren intuitiven Shop-System für Investmentfonds

Mit dem Vergleichsrechner der FondsKonzept finden Sie passgenau die beste Lösung für Ihren Kunden. Sie können verschiedene Verträge vergleichen und somit Ihren Kunden eine höchst professionelle, effiziente und rechtskonforme Investmentberatung bieten. Die moderne Software ist einfach und intuitiv zu bedienen und unterstützt Sie im gesamten Beratungsprozess bis zum Kaufabschluss.

WAS IST DIE DSGVO?

Die am 25. Mai 2018 in Kraft tretende DSGVO wird EU-Bürgern zu mehr Kontrolle über die eigenen personenbezogenen Daten verhelfen und wirkt sich auf alle Unternehmen aus, die Geschäfte mit Kunden in der EU tätigen.

Die DSGVO erfindet den Datenschutz nicht  neu.  Viele Verpflichtungen bestehen dem Grunde nach bereits jetzt, lediglich ihre Handhabung und ihre Überwachung durch Behörden wird mit der DSGVO intensiviert werden. Die neue Richtlinie gibt EU- und EWR-Bürgern mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und stellt sicher, dass ihre Informationen europaweit geschützt sind.

Bei der DSGVO geht es auch nicht um Strafen und Verbote, sondern viel mehr um  den Datenschutz, die Sicherheit von Daten, Transparenz und schließlich um Vertrauen. Und genau diese Punkte sind wichtige Kriterien, wenn Verbraucher sich für ein bestimmtes Unternehmen entscheiden.

Zukünftig aber auch jetzt schon gilt: Personenbezogene Daten dürfen von Ihnen und Dritten  nur dann verarbeitet werden, wenn es eine Berechtigung dazu gibt. Eine Berechtigung zum Umgang mit den Daten kann sich dabei entweder aus dem Gesetz oder der Einwilligung der betroffenen Person zur Datenverarbeitung ergeben.

Die Grundprinzipien des Datenschutzes

SO WAHREN SIE DIE DATENSCHUTZRECHTE IHRER KUNDEN MIT UNSERER SOFTWARE

Mit der technischen Infrastruktur der FondsKonzept AG, bestehend aus Maklerservicecenter, Kundenservicecenter, Mobile Apps, Maklerwebseite, Fondsshop und Schnittstellen zu Vergleichsrechnern und Abwicklungspartnern  liefern wir Ihnen ein umfassendes System,  in dem sie Zustimmungen, Partnerverträge, Datenschutzvereinbarungen und Kundendaten erheben, speichern und löschen können.

Personenbezogenen Kundendaten, die Sie erfassen und speichern, sind somit device-unabhängig geschützt. Gewährleisten Sie  die Wahrung der Datenschutzrechte und die Grundprinzipien des Datenschutzes im kompletten Interaktionszyklus – von er Geschäftsanbahnung über die lebende Geschäftsbeziehung  bis zur Beendigung und vollständigen rechtssicheren Löschung personenbezogener Daten – mit der Financial Cloud der FondsKonzept AG!

GESCHÄFTSANBAHNUNG

Bevor Daten gesammelt und gespeichert werden, hat der Verbraucher das Recht auf Information. Dies geschieht durch den Datenschutzhinweis auf Ihrer Maklerwebseite, der App, dem Kundenservicecenter und der Datenschutzerklärung.

Hat sich der Verbraucher informiert, so holen Sie die Zustimmung des Verbrauchers zum Datenschutz  auf elektronischem Wege per App oder Kundenservicecenter oder in Papierform durch eine unterzeichnete Datenschutzerklärung ein. . Hierfür steht Ihnen die “Neu registrieren” Funktion zur Verfügung, alternativ ein beschreibbares PDF Dokument.

Nach der Einwilligung des Kunden zum Datenschutz durch Registrierung oder in Schriftform erhält der Kunde seinen persönlichen Zugang im Kundenservicecenter und der App. Beide Anwendungen erhalten umfassende Angaben zum Datenschutz, den persönlichen Angaben und ein konsolidiertes Dokumentenarchiv zu allen relevanten Vertragsbeziehungen.

KUNDENBEZIEHUNG

Einzelpersonen können ihre Daten berichtigen lassen, wenn diese veraltet, unvollständig oder falsch sind. Diese Möglichkeit steht dem Kunden 24/7 über das passwortgeschützte Kundenservicecenter und die App 24/7 zur Verfügung.

Einzelpersonen können verlangen, dass ihre Daten nicht weiterverarbeitet werden. Der Datensatz bleibt bestehen, wird aber nicht verwendet. Dies wird durch eine Sperrung des Datensatzes im Maklerservicecenter gewährleistet. Somit steht der Datensatz lediglich noch für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, beispielsweise zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Beratung zur Verfügung.

Einzelpersonen haben das Recht, gegen die Verwendung von Daten für direktes Marketing Einspruch einzulegen. Diese Regelung gilt ausnahmslos. Sobald der Antrag vorliegt, dürfen die Daten nicht mehr verwendet werden. Ebenso muss dieses Recht Einzelpersonen von vornherein mitgeteilt werden. Dies wird in der Art des Kommunikationsweges in der Datenschutzerklärung definiert, im Maklerservicecenter festgehalten und hat anschließend automatische Gültigkeit für alle Geschäftsprozesse und die zu Grunde liegenden technischen Prozesse.

Wenn es zu einer Verletzung der Datensicherheit kommt, die die personenbezogenen Daten betreffen, hat die betroffene Person das Recht, innerhalb von 72 Stunden, nachdem die Verletzung bekannt wurde, informiert zu werden. Via Push-Nachricht in der App, Benachrichtigung im Kundenservicecenter oder per Email und Serienbrief stellen wir Ihnen einen umfassenden Notfall-Service zur Verfügung.

VERTRAGSENDE

Einzelpersonen können verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden.  Dies wird durch endgültige Löschung des Datensatzes im Maklerservicecenter gewährleistet. Ist der Datensatz für die  Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, beispielsweise zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Beratung nötig, besteht die Möglichkeit diesen “archiviert” aufzubewahren , jedoch nicht weiter zu verwenden.

Einzelpersonen haben das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und zu erfahren, wie ihre Daten von dem Unternehmen, das diese Daten erfasst hat, verwendet werden. Das Unternehmen muss eine Kopie der personenbezogenen Daten kostenlos und im elektronischen Format bereitstellen, wenn die Person dies wünscht. Dies geschieht über integrierte Downloadmöglichkeiten innerhalb des Kundenservicecenters.

Das Recht auf Vergessenwerden  soll sicherstellen, dass digitale Informationen mit einem Personenbezug nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Wir schlagen deshalb vor, elektronisch gespeicherte Informationen mit einem Ablaufs- oder Verfallsdatum auszustatten. Nach Ablauf dieses Datums soll die Information durch das Maklerservicecenter automatisch gelöscht werden. Ist der Datensatz für die  Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, beispielsweise zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Beratung nötig, besteht die Möglichkeit diesen “archiviert” aufzubewahren , jedoch nicht weiter zu verwenden.

Anforderungen an innerbetriebliche Prozesse und unsere Lösung

Datenschutz muss nicht zu einer bestehenden Anwendung hinzugefügt werden, sondern ist bereits in die Kernarchitektur der IT Infrastruktur der FondsKonzept AG und Funktionalität integriert. Sie können sicher sein, dass wir in allen Phasen unseres Entwicklungsprozesses den Datenschutz fest im Blick haben.

In der neuen Welt der DSGVO dürfen Unternehmen personenbezogene Daten nicht ohne einen Grund speichern und müssen diesen in bestimmten Fällen auch dokumentieren. Mit dem Maklerservicecenter und der technischen Infrastruktur der FondsKonzept AG  können Sie festhalten, welche Zustimmungen Sie für die einzelnen Personen in Ihrer Datenbank erhalten haben, wie Sie die Zustimmung erhalten haben und wer sie erfasst hat. Das System ermöglicht es auch, die rechtliche Grundlage anzugeben.

Der Austausch von Informationen ist Kern der technischen Infrastruktur und des Maklerservicecenters der FondsKonzept AG, doch u. U. gibt es Informationen, auf die nicht jeder in Ihrem Unternehmen zugreifen darf. Legen Sie Regeln fest, wer in Ihrem Unternehmen bestimmte Informationen anzeigen und was er damit tun darf.

Verfolgen Sie die verschiedenen Arten von Kommunikation, denen ein Kontakt zugestimmt hat. Spezielle Funktionen stellen sicher, dass Sie keine Marketing-E-Mails an Personen schicken, die dem nicht zugestimmt haben. Überwachen Sie anschließend im Maklerservicecenter der FondsKonzept AG die komplette Kommunikationshistorie mit Ihren Kunden und Interessenten und halten Sie diese lückenlos nach.

Als Unternehmen sind Sie dafür verantwortlich, die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen. Die DSGVO schreibt vor, dass Verstöße gegen den Datenschutz sofort gemeldet und bearbeitet werden müssen. Konfigurieren und nutzen Sie das Maklerservicecenter – und Sie haben das perfekte Tool, um Vorfälle auf effiziente Weise festzuhalten und zu bearbeiten und just in Time zu reagieren.

Für die technische Infrastruktur der FondsKonzept AG gelten bei uns höchste IT-Sicherheitsstandards. Dazu zählt beispielsweise die SSL-Verschlüsselung. Diese sorgt dafür, dass sämtliche Daten verschlüsselt übertragen werden. Zu unseren Sicherheitsmaßnahmen gehört aber auch, dass alle unsere Server in einem deutschen Rechenzentrum stehen. Darüber hinaus haben wir einen anerkannten externen Datenschutzbeauftragten, der akribisch darauf achtet, dass alle personenbezogenen Daten die wir für Sie verarbeiten nach den hohen Anforderungen des Datenschutzgesetzes geschützt sind.

DSGVO-SERVICE DER FONDSKONZEPT

Im Maklerservicecenter haben Sie die Möglichkeit, den automatischen Versand einer Email an alle Ihre Kunden und Kontakte anzustoßen, um die Einwilligung zur DSGVO auf elektronischem Wege einzuholen . Alternativ können Sie diese Aufgabe auch selbständig zu einem späteren Zeitpunkt aus dem System erledigen.

Im Maklerservicecenter haben Sie die Möglichkeit, auf Vermittlerebene die Angaben in Ihrer Datenschutzerklärung zu ergänzen bzw. anzupassen.

Im Maklerservicecenter haben Sie die Möglichkeit, auf Vermittlerebene sämtliche Vorlagen für Serienbriefe und Rundmails einzusehen, anzupassen und selbständig zu nutzen.

Im Maklerservicecenter haben Sie die Möglichkeit, auf Vermittlerebene in der Kundensuche festzustellen, welchen Status die Einwilligungen auf Kundenebene besitzen.

SCHRITT FÜR SCHRITT

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FRAGEN & ANTWORTEN ZUR DSGVO

Nutzung des Fondsshops: Formulierung für die Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite2018-06-06T09:33:36+00:00

Wenn Sie den Fondsshop auf Ihrer eigenen Webseite nutzen, können Sie folgenden Text in die Datenschutzerklärung Ihrer Webseite aufnehmen.

“Wir nutzen auf unseren Seiten einen interaktiven FondsShop, der von der Firma FondsKonzept AG, Ulmer Straße 6, 88257 Illertissen, bereitgestellt wird. Der FondsShop ist als eine JavaScript-Applikation in unsere Seiten eingebunden und greift auf externe Server zurück, die im Microsoft Azure Rechenzentrum (West Europe) gehostet werden. Beim Aufruf des FondsShops werden folgende Daten gespeichert: URL der aufgerufenen Seite, Zeitpunkt des Seitenaufrufs, Ladezeit der aufgerufenen Seite, Browser und Browserversion des Besuchers, Land, Staat und Stadt des Aufrufers, Betriebssystem und Version, Betriebssystem und Version. Während der Session wird zudem eine Session-ID vergeben. Die IP-Adresse des Besuchers wird dabei nur so lange erfasst, bis die regionale Zuordnung des Besuchs erfasst. Ist. Danach wird die IP-Adresse wieder auf 0.0.0.0 neutralisiert.

Nutzt ein Besucher unserer Seiten im FondsShop auch die Funktionen zur Depoteröffnung oder zum Login in sein Depot, werden zudem Serversysteme der Firma FondsKonzept AG angesprochen. Diese Server sind im Besitz der FondsKonzept AG  und werden im 1&1 Versatel Rechenzentrum  in der Hans-Stießberger-Straße 2, 85540 Haar gehostet. Beim Aufruf dieser Funktionalität werden die IP-Adressen der Nutzer temporär gespeichert und nach 7 Tagen wieder gelöscht. Außerdem gibt der Nutzer im Zuge einer Depoteröffnung weitere für die Depoteröffnung nötige personenbezogene Daten an und stimmt der Nutzung dieser Daten ausdrücklich zu. Diese Daten werden im Customer Relationship Management System (CRM) das die FondsKonzept AG uns bereitstellt, zum Zwecke der weiteren Betreuung des Nutzers als unseren Kunden, gespeichert. Außerdem werden die für die Depoteröffnung nötigen Daten an die betreffende Fondsplattform übertragen. Im Zuge eines Bestellprozesses für Fonds oder Musterportfolios werden außerdem die für diese Bestellung nötigen Daten an das CRM sowie an die Fondsplattform übertragen. All diese Übertragungen geschehen auf verschlüsseltem Wege über entsprechende Schnittstellen.

Unsere Website stellt zudem einen Login in das Kundenservicecenter der Firma FondsKonzept AG bereit. Dieser Login wird über ein so genanntes Single-Sign-On-Verfahren (SSO) durchgeführt. Dazu gibt der Nutzer unserer Website eine Kundennummer oder E Mail-Adresse sowie ein Passwort ein, das er von der Firma FondsKonzept in unserem Namen erhalten hat. Das Kundenservicecenter wird dabei in einem neuen Bowsertab bzw. neuen Browserfenster geöffnet. Zur Überprüfung der Logindaten des Nutzers übergibt die SSO-Schnittstelle die Kombination aus Benutzername und Passwort verschlüsselt an einen Webservice der Firma FondsKozept AG. Weitere personenbezogene Daten werden bei diesem Prozess nicht übertragen.”

Werden Quartalsbericht & Vermögensübersicht ab dem 25.05. grundsätzlich nicht mehr unverschlüsselt verschickt?2018-05-22T10:45:08+00:00

Wir empfehlen keinem Partner, nach dem 25.05. dem Kunden Dokumente per Email an den Kunden zu senden, sondern diese über den elektronischen Postkorb zu übermitteln. Der Kunde bekommt also eine Mitteilung, er hat Post im Postkorb und ruft diese dann auf der Webseite des Maklers oder auf depotblick.de ab.

Wo gibt es im MSC eine Übersicht, welche Kunden schon auf die DSGVO-Nachricht reagiert und die Datenschutzerklärung abgegeben haben?2018-05-22T10:42:47+00:00

Im Maklerservicecenter unter Kundensuche – Datenschutz.

Viele meiner Kunden haben bisher keinen Login-Zugang. Wie wird mit diesen Kunden verfahren?2018-05-07T15:52:21+00:00

Diese Kunden bekommen ein Anschreiben und werden aufgefordert sich wegen des Logins zu melden – ein Muster dazu geht Ihnen zu.

Hat die FondsKonzept Formblätter für Mitarbeiter zum Thema Datenschutz?2018-05-03T13:58:23+00:00

Wir arbeiten daran und stellen sie Ihnen so schnell wie möglich zur Verfügung.

Hat die FondsKonzept ein Verfahrensverzeichnis für den Beratungsablauf?2018-05-03T13:56:45+00:00

Dies wird derzeit erstellt und ist Grundlage für den Prozess des Kunden von A nach B bei ausschließlichem Handeln über die FondsKonzept.

Wie komme ich an einen Datenschutzbeauftragten?2018-05-03T13:54:58+00:00

Diese Frage können wir Ihnen leider aktuell nicht beantworten, wir fragen derzeit jedoch bei mehreren Kanzleien für eine Sammellösung an!

Ist das Verarbeitungsverzeichnis der FondsKonzept gleich dem Verarbeitungsverzeichnis des Vermittlers?2018-05-03T12:30:34+00:00

Weitestgehend, insofern Sie nur mit der FondsKonzept zusammenarbeiten.

Wie würde ich von einem Datenklau aus dem MSC der FondsKonzept erfahren?2018-05-03T12:28:27+00:00

In diesem Falle müssen ALLE Kunden und Vermittler automatisch innerhalb 72 Stunden informiert werden, das bezieht sich auch auf die FondsKonzept.

Erfüllt die Software der FondsKonzept diese Kriterien?2018-05-03T12:26:53+00:00

Die Software der FondsKonzept erfüllt die unternehmerischen wie auch rechtlichen Anforderungen der DSGVO.

Könnte man nicht den Kunden unterschreiben lassen, dass er weiterhin unverschlüsselte Mails erhält?2018-05-03T12:25:00+00:00

Das ist in gar keinem Fall zu empfehlen.

Gelten die Rechte auf für Geschäftskunden?2018-05-03T12:23:30+00:00

Es wird nicht unterschieden zwischen personenbezogenen Daten im privaten, öffentlichen oder arbeitsbezogenen Umfeld einer Person – es geht immer um die Person selbst. Auch im B2B-Bereich geht es immer um Einzelpersonen, die Informationen mit- und übereinander austauschen. Kunden in B2B-Märkten sind natürlich Unternehmen, doch die Geschäftsbeziehungen werden von einzelnen Personen gepflegt.

Wenn mir jemand seine Visitenkarte gibt, ist das dann nicht schon eine Zustimmung?2018-05-03T12:21:41+00:00

Das ist eine gute Frage, im Zweifelsfall eher NEIN. Denn mit der Visitenkarte haben Sie nicht automatisch das Recht, dieser Person eine Mail zu senden, geschweige denn, diese Person in ein CRM System Ihrer Wahl einzutragen. Unsere Empfehlung wäre, dass sich der Kunde selbständig registriert und via double-Opt-In einwilligt, wie Sie ihn künftig kontaktieren können und dürfen.

Wie sieht es mit Aufzeichnung von Telefonanrufen aus? Wie kann das aus dem MSC heraus geschehen?2018-05-03T12:15:47+00:00

Telefonanrufe werden wir in unserer Datenschutzerklärung mit aufnehmen.

Bei der Geldwäscheschulung war die Rede davon, dass Personalausweisdaten 5 Jahre aufzubewahren und dann UNVERZÜGLICH gelöscht werden müssten. Wie soll das gehen mit Depoeröffnungsunterlagen – die 10 jahre aufbewahrt werden sollen – oder wenn ich ein Kundenverwaltungsprogramm habe, das revisionssicher ist? Dann kann ich ja die Kopien des Antrages nicht bearbeiten und nicht löschen.2018-05-03T12:13:56+00:00

Gehen Sie davon aus, dass wir in unserer Datenschutzerklärung alles mögliche versuchen, um das Gesetz “über” die DSGVO zu stellen. Im Zweifelsfall halten wir Daten so lange nach, wie es gesetzlich jedenfalls erlaubt sein sollte.

Bisher können sich Kunden nur mit Ihrer Kundennummer ins KSC einloggen. Wird künftig der Login auch mit der E-Mail-Anschrift möglich sein?2018-05-03T12:10:07+00:00

Der Login via Email ist umgesetzt und wird die nächsten Tage Live geschalten, ebenfalls der Button mit “Passwort vergessen”.

Auf der Homepage muss man jetzt auch Informationen zum Datenschutz aufführen. Hat FK da einen Mustertext bzw. “Generator”, mit dem man einen individualisierten Text kreieren kann?2018-05-03T12:08:06+00:00

Ja, wir werden hier in der nächsten Woche alles relevante an unsere Partner in Bezug auf die Webseite liefern und auch einen “Datenschutzservice” anwaltlich zur Verfügung stellen.

Wird die Kommunikation mit Kunden über Whatsapp über die Genehmigung der FondsKonzept abgedeckt?2018-05-03T12:06:39+00:00

Whatsapp wird sicher nicht von der FondsKonzept unterstützt, hier wäre die Alternative das eigene Chat-System innerhalb Ihrer FondsKonzept App, welche auch in eigenem Look & Feel möglich ist – siehe dazu https://www.fondskonzept.ag/mobile-apps/

Gibt es in der DSGVO Vorgaben zum Anlegerprofil?2018-05-03T12:03:09+00:00

Hiervon steht in Art. 9 der DSGVO nichts – Art. 9 der DSGVO besagt: Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt, außer die Person hat AUSDRÜCKLICH EINGEWILLIGT.

Gibt es den Kundenlogin auch für die eigene Webseite?2018-05-03T11:59:53+00:00

Ja, stellen wir Ihnen zur Verfügung.

Was ist mit Daten, die ich voraussichtlich in der Zukunft benötige? Muss ich diese trotzdem heute löschen?2018-05-03T11:55:16+00:00

Generell gilt die Vorgabe, dass personenbezogene Daten sparsam erhoben werden müssen. Sie dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie

• für den Zweck angemessen sind und

• für den Zweck erheblich und relevant sind.

Generell gilt: Datenerhebung auf Vorrat ist verboten.

Wie gewährleiste ich die Einsicht des Kunden in seine Daten?2018-05-03T11:53:41+00:00

Indem der Kunde seine Login-Daten für die App oder das Kundenservicecenter erhält.

Darf ich einem Investmentkunden ein Versicherungsprodukt anbieten und umgekehrt?2018-05-03T11:52:11+00:00

Das sollten Sie nur dann machen, wenn der Kunde in einer umfassenden Datenschutzerklärung das auch zugelassen hat, sonst gilt die “Zweckbindung”.

Geht die Einholung der Einwilligung des Kunden nur über die App oder auch über seinen Laptop (via Link “KSC”)?2018-05-03T11:48:37+00:00

Das geht via App und Laptop im Kundenservicecenter (KSC) oder auch via Papier.

Welche Form muss das “Verfahrensverzeichnis” haben? Gibt es ein Muster dafür?2018-05-03T11:58:01+00:00

Das gehört ins Verfahrensverzeichnis (DSGVO) bei Verantwortlichen.

Verantwortliche führen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Als Bestandteile dieses Verfahrensverzeichnisses nennt die DSGVO insbesondere:

  • Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten
  • Zwecke der Verarbeitung
  • Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
  • Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen
  • gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland und die Dokumentierung geeigneter Garantien für den Datenschutz
  • wenn möglich, vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Wir arbeiten an einem Muster für das Verfahrensverzeichnis und stellen Ihnen dieses noch vor dem 25. Mai im MSC zur Verfügung.

Wieweit sind z. B. die minderjährigen Kinder meiner Kunden zu berücksichtigen, die ja für mich bisher noch KEINE Kunden sind?2018-05-03T11:44:35+00:00

Die DSGVO führt besondere Bestimmungen für den Schutz der Daten Minderjähriger ein. Für die rechtmäßige Erhebung der Daten Minderjähriger ist die Einwilligung EINES Erziehungsberechtigten notwendig.

Wie funktioniert das Zusammenspiel MSC/Fondskonzept mit Outlook und mit Kundenordnern, die auf meinem Firmen-Laptop außerhalb von MSC/FK existieren (wo ich z. B. Marktvergleiche zur Privathaftpflicht, zur Unfallversicherung etc. hinterlege …)?2018-05-03T11:42:31+00:00

Hier geben wir zu Outlook noch eine Info raus, wie Sie Daten synchronisieren können, darüber hinaus können Sie die Datenschutzerklärung um “sonstige Software” erweitern oder eben sukzessive externe Software mit dem MSC und den dort integrierten Anwendungen ersetzen.

Wie – mit welchem Tool – hole ich zukünftig von Neuinteressenten alle notwendigen Daten ein?2018-05-03T11:39:55+00:00

Das machen Sie mit dem “Neu registrieren”-Button auf Ihrer Fondskonzept-Webseite. Damit ist der Kontakt dann direkt in Ihrem MSC gespeichert, der Datenschutz und die Erstinformation erledigt.

Gibt es ein Blankoformular das ich jetzt schon für jeden Neukunden oder auch Bestandskunden verwenden kann?2018-05-03T11:33:35+00:00

Das folgt in Kürze, der ideale Weg ist aber die Registrierung als Neukunde auf elektronischem Wege und die anschließende Akzeptanz des Datenschutzes ebenso. Die Datenschutzerklärung wird als PDF logischerweise auch im MSC zur Verfügung stehen.

Wie kann ich denn verhindern, dass mich Kunden über externe Messeger kontaktieren?2018-05-03T11:23:17+00:00

Indem Sie dem Kunden sagen, dass Sie einen eigenen Messenger haben und ihm die technischen Möglichkeiten zur Verfügung stellen. “Lieber Kunde, Ihre Daten sind uns wichtig, deshalb ist die Übermittlung von…..auch im geschützten Bereich logisch, hierzu liefern wir dir…..usw.”

Darf ich in der Datenschutzerklärung von bestimmten Kunden bestätigen lassen, dass ich ihm neben dem MSC-Messenger auch SMS und E-Mails per Outlook senden darf? Ist das konform?2018-05-03T11:16:05+00:00

Das ist eine gute Frage, bestätigen lassen schadet auf jeden FAll nicht und Sie können Outlook auch in der Datenschutzerklärung (Freifeld) aufnehmen. Achten Sie jedoch immer auf die “passwortgeschützte” Übermittlung von Dokumenten. Ansonsten würde ich empfehlen, die Kommunikation aus einem geschlossenen System (Maklerservicecenter, Kundenservicecenter, App) zu steuern und Email-Kontakt auf das wirklich Nötigste zu beschränken. In der Praxis kennt der Kunde das ja von seiner Bank “Sie haben Post in Ihrem Postkorb”. Keine Bank versendet Depotauszüge oder Vertragsdokumente per Mail, so muss es auch der Makler künftig handhaben.

Muss ich jeden Vergleichsrechner eintragen in die Datenschutzerklärung oder reicht ganz allgemein “Vergleichsrechner”?2018-05-03T11:12:25+00:00

Wir tragen gewähr dafür, dass jeder mit dem Maklerservicecenter verbundene Vergleichsrechner erfasst sein wird. Für Rechner, die Sie außerhalb unserer IT nutzen, empfehlen wir diese in Freitextfeldern zu ergänzen.

Steht in der neuen Datenschutzerklärung auch, was sich geändert hat?2018-05-03T11:14:22+00:00

Die meisten Punkte der Datenschutzerklärung galten bisher und gelten auch künftig, nur erweitert sich die Informationspflicht dramatisch, das Augenmerk und auch das Strafmaß. Wir haben die bisherige Datenschutzerklärung insbesondere um die Datenschutzrechte und die Informationspflicht geändert und diese übersichtlicher und kundenfreundlicher gestaltet.

Warum soll ich überhaupt aktiv werden? Es fragt ja doch keiner und gelesen werden Depoteröffnungsanträge eh nicht.2018-05-03T11:13:44+00:00

Ohne Einwilligung in Form einer Datenschutzerklärung empfehlen wir künftig KEINERLEI Daten zu erheben und zu speichern. Zuerst kommt die Einwilligung, DANN die Depoteröffnung!

Wann holen Sie diese Einwilligung ein?2018-05-03T11:16:51+00:00

Die Einwilligung des Kontaktes geschieht in der Regel durch Registrierung beim ersten Besuch der Webseite oder durch eine händische Datenschutzerklärung VOR Eingabe der Daten in ein CRM System (Maklerservicecenter).

Woher bekommen wir das “Muster” für die Einwilligung?2018-05-03T11:17:16+00:00

Das ist die neue Datenschutzerklärung, diese steht in Kürze im Maklerservicecenter zum Download und wird Ihren Kontakten und Kunden auf Wunsch vollautomatisch zugesandt.

Alle Makler müssen mit allen Externen einen Auftragsdatenvertrag abgeschlossen haben, auch mit der FondsKonzept. Haftet nicht sonst für jede Fahrelässigkeit der FK?2018-05-03T11:16:09+00:00

Das ist richtig. Eine ADV ist in der Regel mit der FondsKonzept schon vorhanden bzw. in unseren AGBs und unseren Verträgen geregelt. Es wird hier aber zu Ergänzungen und Änderungen kommen.

 

Wann werden diese Verträge den Maklern übermittelt?

Bis zum 25.Mai.

Was passiert, wenn der Kunde auf die Mails oder Post gar nicht reagiert und ich keine Einwilligung bekomme?2018-05-03T11:21:03+00:00

Das wird sicher vorkommen, dann ist es Ihre Aufgabe, dem Kunden zu sagen, dass bei fehlender Datenschutzvereinbarung eine Geschäftsbeziehung “voraussichtlich” nur erschwert oder kaum möglich sein wird – und das in aller Deutlichkeit.

Falls der Kunde gar nicht reagiert, sollten Sie dann den Kontakt löschen bzw. zumindest bei fehlender “Datenschutzerklärung” die Kontaktmöglichkeit unsererseits aus dem Maklerservicecenter heraus  deaktivieren bis eine DV vorhanden ist.

Wie verfahre ich mit neuen Kunden & Interessenten?2018-05-03T11:16:36+00:00
  1. Neukunden können sich künftig über Ihre eigene FondsKonzept Maklerwebseite registrieren. Für die Registrierung sind nur einfache Angaben wie Anrede, Vorname, Zuname und Email-Adresse nötig. Alternativ bleibt natürlich die Möglichkeit zur Einholung der Datenschutzerklärung /-Einwilligung in Papierform. Das Dokument finden Sie im Maklerservicecenter.
  2. Anschließend bestätigt der Kunde seine Registrierung per Email und erhält seine Zugangsdaten zum Kundenservicecenter und der App.
  3. Beim ersten Login in das Kundenservicecenter und die App erhält der Kunde dann die Aufforderung, den Datenschutz und die Erstinformation zu bestätigen.
  4. Anschließend hat der Kunde die Möglichkeit, seine persönlichen Daten zu ergänzen.
  5. Diese Funktion wird derzeit von uns entwickelt und getestet. Sie finden die Betaversion unter folgendem Link http://yourfinance.expert/

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