Impuls 4 – Ihr Büro, Ihre Hardware, Ihre Software

Herzlichen Glückwunsch! Nachdem Sie sich in den letzten drei Wochen mit Ihrem Geschäftsmodell, Ihrem Fokus und Ihrer Zielgruppe beschäftigt haben, schaffen Sie mit dem Impuls 4 die optimalen Rahmenbedingungen für Ihr tägliches Tun und Handeln. Gerne helfen wir Ihnen bei der Optimierung oder dem Aufbau der perfekten technischen Infrastruktur für Ihr Unternehmen.

1. Ihr Büro

Worauf kommt es bei Ihrem Büro an?

Wenn Sie heute morgen Ihren Arbeitsplatz aufsuchen, so machen Sie das bewusst aus der Brille eines Kunden. Wie ist der erste Eindruck, wenn Sie Ihr Büro betreten, was fällt Ihnen positiv und was negativ auf:

  • Wie ist der Standort – 1a Lage oder in einem Bürokomplex mit 100 Klingelschildern?
  • Gibt es eine Anfahrtsbeschreibung oder bin ich auf der Suche?
  • Gibt es Parkplätze oder habe ich schon Stress beim Parken?
  • Gibt es ein Besprechungszimmer, in dem ich vertraulich mit meinem Berater sprechen kann oder stört das Telefon ständig?
  • Entspricht das Büro dem Gesamtbild des Unternehmers oder sitze ich im Wohnzimmer des Finanzberaters?
  • Ist das Büro aufgeräumt oder stolpere ich über Papierstapel?
  • Fühle ich mich als Kunde grundsätzlich wohl?
  • Wie ist die technische Ausstattung des Büros?
  • Gibt es einen Wartebereich und sind dort die Zeitschriften aktuell?
  • Wie sieht der Teppich und die Büromöbel aus?

Diese Liste lässt sich endlos weiterführen. Nutzen Sie bewusst die erste Stunde des heutigen Tages für einen Rundgang durch Ihre Büroräume. Geben Sie anschließend Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Lebenspartner die gleiche Aufgabe. Schreiben Sie alles auf und optimieren Sie in den nächsten Tagen, was Sie schnell und kurzfristig optimieren können.

Grundlegende Gedanken

  • Homeoffice oder Büro
  • Der Standort des Büros
  • Das Objekt selbst
  • Die Büroausstattung

Grundsätzlich sollten Sie sich in Ihrem Büro wohlfühlen, denn Sie verbringen dort die meiste Zeit des Tages. Es geht beim Büro aber nicht nur um Sie, sondern natürlich auch um Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und das Kundenerlebnis.

FondsKonzept – Tipp

Für die Beratung Ihrer Kunden empfiehlt sich ein Besprechungsraum oder eine Beratungsecke in Ihrem Büro. Diese sollte mit einer bequemen und optisch ansprechenden Sitzgruppe ausgestattet sein. Darüber hinaus ist ein Fernseher mit mindestens 43 Zoll / 109 cm zur Präsentation in Ihrer Beratung unerlässlich. Achten Sie auf gut gepflegte Zimmerpflanzen, Getränke in Reichweite und seien Sie auf den Beratungstermin vorbereitet, wenn Ihr Kunde zu Ihnen kommt.

2. Ihre Technik (Hardware)

Für effizientes Arbeiten ist professionelle Hardware an Ihrem Arbeitsplatz unerlässlich. Diese besteht aus:

Desktop PC mit zwei Bildschirmen

Wenn ein neuer Computer angeschafft werden muss, hat man meistens die Qual der Wahl zwischen den verschiedensten Modellen. Je nachdem, welche Anforderungen an den PC gestellt werden, liegen die Preisspannen teilweise um mehrere hundert Euro auseinander.

Lesen Sie zur Auswahl des richtigen PC´s folgenden Beitrag in “Das Unternehmerhandbuch”

Ein zweiter Bildschirm am Arbeitsplatz erleichtert die Arbeit und entlastet den Angestellten. In etlichen Studien wurden die Vorteile von zwei Monitoren am Arbeitsplatz erforscht.

Der größte Vorteil von zwei Bildschirmen ist sicherlich die eingesparte Zeit. Das Suchen von Informationen in bereits geöffneten Fenstern und das hin- und herklicken zwischen den Dokumenten entfällt.

Auf den Bildschirmen können mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet und angesehen werden:

Auf einem Bildschirm wird zum Beispiel eine E-Mail versendet, während gleichzeitig auf dem anderen Schirm eine PowerPoint Präsentation vorbereitet werden kann

Notebook

Ein Notebook ersetzt in vielen Firmen den PC. Heute lassen sich Geräte einfach und schnell mit Bildschirmen verbinden und Sie haben mit einem Gerät alles, was Sie benötigen. Alternativ bietet es sich jedoch an, neben dem fest installierten Rechner am Arbeitsplatz, auch mit einem separaten Notebook zu arbeiten.

Ein leistungsfähiges Notebook und cooles Tablet passen perfekt in ein Gerät – das zeigt zum Beispiel Microsoft mit dem hauseigenen Surface Book. Alternativen gibt es dazu einige. Informieren Sie sich bei einem Fachgeschäft oder im Internet in Bezug auf Ihre Ansprüche.

Sie können beispielsweise mit dem Surface sofort Dokumente durch Ihren Kunden auf dem Gerät unterzeichnen lassen, haben einen vollwertigen PC und können Inhalte von Ihrem Rechner am Arbeitsplatz einfach und schnell mit Ihrem Notebook synchronisieren.

Tablet

Alternativ zum Notebook bietet sich auch der Kauf eines Tablets an. Hier müssen Sie jedoch mit einigen Einschränkungen leben, da es sich bei einem Tablet nicht um einen vollwertigen Computer handelt und einige Programme (Maklerservicecenter) hier nicht verfügbar sind.

Drucker und Scanner

Den besten Scanner oder Drucker gibt es nicht. Denn welches Modell für Sie das beste ist, hängt davon ab, was Sie drucken oder scannen möchten. Für ein papierloses Büro ist ein qualitativ hochwertiger Scanner jedoch unerlässlich. Ob Sie hier ein Kombigerät wählen, oder den Scanner als Einzelgerät anschaffen sollte wohl bedacht sein.  Achten Sie bei Ihren Geräten auf eine gute Druckqualität und Auflösung und lassen Sie sich professionell zu diesem Thema im Fachgeschäft beraten oder recherchieren Sie im Netz.

Fernseher mit mindestens 43 Zoll

Ein Fernseher erleichtert Ihnen Ihr Beratungsgespräch ungemein. In Verbindung mit Ihrer Maklerwebseite und Ihrem Maklerservicecenter wird Ihr Beratungstermin für den Kunden zum Erlebnis. Achten Sie beim Kauf des Fernsehgerätes auf eine entsprechende Größe und bringen Sie das Gerät in einer geeigneten Position und Höhe für die Beratungssituation in Ihrem Büro an.

Signopad für elektronische Unterschrift

Verfügen Sie nicht über ein Notebook mit Touchscreen, so empfehlen wir zur Nutzung der digitalen Signatur von Anträgen die Technik von Signotec. Verknüpfen Sie das Unterschriftenpad bequem mit Ihrem Computer oder Laptop und meistern Sie den nächsten Schritt zum papierlosen Büro.

Festplatte oder Server zur Datensicherung

Virenattacke, Diebstahl oder Geräteschaden: Viele Nutzer denken erst an ein Backup ihrer Daten, wenn es zu spät ist. Deswegen ist eine regelmäßige Sicherung unabdingbar. Lesen Sie hierzu folgenden Beitrag und kümmern Sie sich anschließend um die Sicherung Ihrer Daten. Bei größeren Büroeinheiten empfiehlt es sich, sich professionell beraten zu lassen.

Für die Sicherheit & Sicherung Ihrer Daten in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm müssen Sie sich keine Gedanken machen, diesen Part übernimmt die FondsKonzept mit dem Maklerservicecenter als Datensafe für Kundendaten und Verträge für Sie automatisch.

Telefonie

Auf die Telefonie werden wir in einem weiteren Beitrag speziell eingehen, da dieses Thema aufgrund der bevorstehenden Aufzeichnungspflicht von Gesprächen eine erhöhte Relevanz mit sich bringen wird.

3. Ihre Software

Eine gute Software ist so wertvoll wie Ihre Mitarbeiter

Haben Sie Ihre Arbeitsplätze mit der nötigen Hardware ausgestattet, so ist die passende Software der nächste wichtige Schritt. Welche Software Sie sich speziell zulegen sollten, ist pauschal sicher nicht zu beantworten, da dies von Ihren Anforderungen und Ihrem Geschäftsbetrieb an sich abhängt.  In unserer Auflistung gehen wir deshalb auf einzelne Softwarelösungen ein, die unserer Meinung nach hohe Effizienz liefern und zu den Basics eines Bürobetriebs zählen sollten.

Bürosoftware

Der Standard im PC-Bereich ist seit Jahren durch Microsoft mit den Programmen Word, Excel, Outlook und PowerPoint gesetzt. Hier bietet es sich an, sich mit den Office365 Lösungen von Microsoft zu beschäftigen. In Abhängigkeit Ihrer Bürogröße und des Nutzungsumfangs haben Sie hier sehr flexible Lizenzmodelle, die Sie einfach und intuitiv an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Ihr Maklerverwaltungsprogramm

Für die Bestandsverwaltung, die Kundenbetreuung und Neukundengewinnung ist ein Maklerverwaltungsprogramm unerlässlich. Als Makler sollten Sie auf einen Blick alle Kunden, Interessenten, Geschäftsvorfälle, Aktivitäten und Verträge vorfinden. Ihr Maklerverwaltungsprogramm ist sicher die wichtigste Software für einen gut funktionierenden Maklerbetrieb. Hier stellen wir Ihnen mit dem Maklerservicecenter eine vollumfassende Komplettlösung zur Verfügung, die keine Wünsche offen lässt. Auf die Einsatzmöglichkeiten gehen wir in den nächsten Impulsen immer wieder und sehr detailiert ein.

Finanzberatungssoftware

Wenn Sie Ihre Kunden wirklich umfassend beraten möchten, so benötigen Sie definitiv eine Finanzberatungssoftware, welche zum einen den rechtlichen Anforderungen eines Beratungsszenarios entspricht und Ihnen auf jede auftretende Frage in einem Beratungsgespräch möglichst schnell Antwort liefert. Im Maklerservicecenter der FondsKonzept finden Sie, neben einem Financial Planning Tool, für den Versicherungsbereich und den Investmentbereich eine Beratungsstrecke, die Sie und Ihre Kunden Schritt für Schritt ans gemeinsame Ziel bringt.

Vergleichsrechner

Haben Sie mit der Finanzberatungssoftware den Bedarf und die Ziele des Kunden ermittelt, so bieten sich für die Angebotserstellung und den Abschluss Vergleichsrechner an. Im Maklerservicecenter der FondsKonzept finden Sie hier umfassende Tools für den Investmentbereich zur Erstellung einer Anlageempfehlung, Schnittstellen zu allen relevanten Versicherungsvergleichsprogrammen und in Kürze auch Schnittstellen für die Abwicklung Ihrer Baufinanzierung und Ihre Beteiligungsgeschäftes. Welcher Rechner für Sie geeignet ist und Ihrer Arbeitsweise und Ihrem Geschäftsprozess nun am ehesten zusagt, können Sie in einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen selbst entscheiden. Einen Überblick über angebundene Vergleichsprogramme und Tools finden Sie hier auf unserer Webseite

Ihre Webseite

Ihre Webseite ist in der aktuellen Zeit fast genauso wichtig wie Ihr Büro. Ihre Webseite ist nicht nur Schaufenster für Ihre Kunden und Interessenten, sondern dient auch als virtuelle Beratungsmappe. Ähnlich wie Ihr Büro sollte der Internetauftritt selbstverständlich zu Ihnen als Unternehmer, Ihrer Unternehmensgröße und Ihrer Zielgruppe passen. Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über die Möglichkeiten einer Webseite auf unserer Demoseite für Finanzdienstleister und unserem Leistungsangebot. Im Impuls 6 erhalten Sie weitere Infos zu diesem Thema.

Registrieren Sie sich für unsere Events und halten Sie die Impulse nach

Sie haben Interesse, sich innerhalb der 52-Wochen-Challenge mit anderen Unternehmern auszutauschen oder möchten weitere Informationen zu den vermittelten Impulsen? Melden Sie sich gleich heute für die Termine 2019 in Ihrer Region an. An 10 Standorten bundesweit begrüßen wir Sie gerne als neuen oder auch langjährigen Partner unseres Unternehmens. Merken Sie sich am besten die 4 Jahrestermine in Ihrer Region vor und besuchen unsere Partnertage und Akademien.

FondsKonzept Versicherungs-Akademie Frankfurt 2019

16. Oktober, 9:00 - 17. Oktober, 16:30

FondsKonzept Versicherungs-Akademie München 2019

6. November, 9:00 - 7. November, 16:30

FondsKonzept-Partnertag Berlin

6. November, 9:30 - 17:00

Alle Termine & Standorte 2019

Impulse verpasst?

Sie haben einen Impuls verpasst? Kein Problem – wir stellen Ihnen den kompletten Inhalt der 52-Wochen-Challenge auf unserer Webseite zur Verfügung.

Alle bisherigen Impulse

Kontaktieren Sie uns!

Sie haben Fragen zu unserm Impuls & den FondsKonzept-Tipps ? Kein Problem – kontaktieren Sie uns gerne und jederzeit!

2019-02-20T17:09:19+02:0023. 01. 2019|52 Wochen, Fondskonzept, Impulse|

Hinterlassen Sie einen Kommentar